Cuotas y pagos
Configura la cuota, genera los cargos de cada periodo, registra pagos y da seguimiento a la morosidad.
Las cuotas de mantenimiento funcionan en tres pasos: configuras la cuota de un complejo, generas el cargo de cada periodo para todas sus unidades y registras los pagos a medida que llegan. Cada cargo es la cuota de un periodo para una unidad.
Cómo se paga hoy
ElKondo no cobra las cuotas en línea. El residente paga como siempre (transferencia, efectivo, cheque…) y la administración registra el pago en ElKondo. Tampoco envía recordatorios automáticos a los residentes.
Para la administración
1. Configura la cuota
En Cuotas pulsa Configuración y crea una nueva configuración:
- Complejo al que aplica.
- Nombre, por ejemplo Cuota de mantenimiento mensual.
- Monto por unidad.
- Frecuencia: mensual, trimestral o anual.
- Día de vencimiento: del 1 al 28 del mes.
- Activa: solo las cuotas activas se pueden generar.
El monto es el mismo para todas las unidades del complejo. Puedes tener más de una configuración (por ejemplo, una cuota ordinaria y otra extraordinaria); la diferencia entre ambas la explicamos en este artículo.
2. Genera los cargos de cada periodo
En Cuotas pulsa Generar Cuotas:
- Elige el complejo.
- Elige la cuota.
- Elige el periodo (mes y año).
ElKondo crea un cargo en estado Pendiente para cada unidad del complejo, con el monto y la fecha de vencimiento que configuraste. Si vuelves a generar el mismo periodo, las unidades que ya tenían su cargo se omiten: no se duplican.
No es automático
Los cargos se generan cuando tú lo haces, periodo por periodo. ElKondo no los crea solo cada mes.
3. Registra los pagos
Abre el cargo desde Cuotas y elige Registrar Pago. Captura:
- Monto recibido.
- Método de pago: efectivo, cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito/débito u otro.
- Número de referencia (folio de la transferencia, del cheque…), opcional.
- Comprobante (archivo) y notas, opcionales.
El estado del cargo se actualiza solo:
- Pagado cuando lo recibido alcanza el monto.
- Parcial cuando se ha recibido una parte.
No puedes registrar más que el saldo pendiente: si el pago excede el monto de la cuota, ElKondo lo rechaza. Cada pago queda en el historial de Pagos, con unidad, fecha, método, monto y referencia.
4. Da seguimiento a la morosidad
El reporte de morosidad (en las acciones rápidas del Panel) agrupa por unidad lo que se debe y lo separa por antigüedad desde el vencimiento: al corriente, 1 a 30 días, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días. Puedes filtrarlo por complejo y exportarlo a CSV. Para ver una unidad en detalle, abre su estado de cuenta.
Función del plan Pro
El reporte de morosidad y las exportaciones a CSV son funciones del plan Pro (y superiores). La prueba de 14 días las incluye. Si tu plan no las tiene, el botón te lleva a la página de planes.
Para residentes
En Mi Hogar y en Cuotas encuentras lo tuyo:
- Cuotas de mantenimiento: cada cargo con su vencimiento, su estado (Pendiente, Parcial o Pagado) y tu saldo.
- Estado de cuenta de tu unidad: todos los cargos y los pagos aplicados.
- Pagos: el historial de los pagos registrados para tu unidad. Es solo de consulta.
Subir un comprobante
Cuando pagas, puedes adjuntar tu comprobante: en el cargo pulsa Subir comprobante y elige un archivo PDF, JPG, PNG o WEBP (hasta 10 MB). Así la administración lo tiene a la mano al conciliar.
Importante
Subir el comprobante no marca la cuota como pagada. El cargo cambia de estado cuando la administración registra el pago.