Pases de visitante con QR: cómo funcionan en ElKondo

Si administras un complejo en México o Latinoamérica, conoces la escena: suena el teléfono de la caseta, el vigilante pregunta si el residente espera a alguien y nadie contesta. Mientras tanto, la visita espera en la entrada y la fila crece. En nuestra guía de control de acceso hablamos de por qué conviene pre-autorizar a las visitas. Esta es la parte práctica: así lo resuelve ElKondo.

1. Crear el pase: menos de un minuto

El residente (o la administración) entra a Visitantes → Nuevo pase y captura:

• Nombre del visitante y, si quiere, su teléfono para enviarle el pase por WhatsApp.
• Motivo: personal, servicio, entrega o contratista.
• Unidad a la que va.
• Vigencia: fecha y hora de inicio y de fin. La app propone cuatro horas a partir del inicio y tú puedes cambiarlas.

Al generar el pase, ElKondo crea un código QR único con el monograma de ElKondo en el centro y una página propia para el invitado.

2. Compartirlo: el invitado no instala nada

Desde el detalle del pase puedes compartir por WhatsApp, copiar el enlace o descargar el QR. El invitado abre el enlace en su celular, sin crear cuenta ni descargar una app, y ve su nombre, la unidad, la vigencia y el código listo para mostrar.

3. Escanearlo en la entrada

El guardia abre la sección Escanear pase en el navegador de su celular o tableta y apunta la cámara al QR. No hay app que instalar, pero sí hace falta una sesión iniciada en tu cuenta de ElKondo. La primera vez, el dispositivo pide un nombre para ese punto de acceso (por ejemplo Caseta Norte o Acceso Principal) y lo recuerda en cada escaneo.

El resultado aparece al instante:

• Permitido: el pase es válido. A partir de ese momento queda como usado.
• Rechazado, con el motivo a la vista: aún no es válido, ya expiró, ya se usó, fue cancelado o no se encontró.

Cada pase es de un solo uso y expira solo cuando termina su vigencia. Si el residente cambia de planes, puede cancelarlo desde la app.

4. La bitácora: todo escaneo deja rastro

Cada intento, permitido o rechazado, se guarda. La administración consulta la bitácora de visitantes con la fecha y hora, el punto de acceso, el pase y el resultado. Si un vecino dice que alguien intentó entrar con un pase ajeno, o que un proveedor ya había pasado, la respuesta ya no depende de la memoria del turno.

Lo que todavía no hace

Preferimos decírtelo de frente: es una primera versión pensada para el caso más común, la visita puntual.

• No hay pases recurrentes (por ejemplo, para un proveedor semanal).
• No registra la hora de salida, ni toma foto o identificación del visitante.
• No se conecta a plumas, talanqueras ni cerraduras.

Y lo demás que ya tienes en ElKondo

Los pases QR son el módulo más nuevo, pero no el único que no habíamos contado bien. Además de lo que ya conoces, hoy puedes:

• Generar las cuotas de cada periodo para todas las unidades de un complejo, registrar los pagos y dejar que cada residente suba su comprobante. Más en cuota ordinaria, extraordinaria y fondo de reserva.
• Ver quién debe con el reporte de morosidad, exportable a CSV, y dar a cada unidad su estado de cuenta. Es parte de reducir la morosidad sin pelearte con los vecinos.
• Llevar un censo de residentes, vehículos y mascotas, como describimos en el censo digital del condominio.
• Reservar áreas comunes con horarios, cupo mensual por unidad y confirmación de la administración. Sin empalmes, como en áreas comunes sin conflictos.
• Registrar los recibos de agua, luz, gas e internet con su estado de pago, y revisar una bitácora de actividad de lo que pasa en la cuenta.
• Invitar por correo a propietarios, gerentes e inquilinos, cada uno con su rol.

Y para que no haya sorpresas: hoy no hay pago en línea de cuotas, ni avisos a la comunidad, ni recordatorios automáticos a los residentes. El pago se registra como siempre (transferencia, efectivo o cheque) y la administración lo registra en ElKondo, donde queda en el estado de cuenta de la unidad. Cuando eso cambie, lo anunciaremos aquí.

¿En qué plan está?

Los pases de visitante con QR, las reservaciones de áreas comunes y los reportes con exportación son funciones del plan Pro ($1,299 al mes, hasta 100 unidades y 5 administradores), y también de Business y Enterprise. Durante la prueba de 14 días, sin tarjeta, las tienes incluidas para que las pongas a prueba con tu propia caseta. Puedes ver todos los planes en la página de precios.

Conclusión

Un buen control de acceso no necesita más rejas, necesita que la información llegue antes que la visita: quién viene, a qué unidad, durante cuánto tiempo. Con un pase QR esa información viaja en el celular del invitado y queda registrada en la caseta, sin llamadas ni cuadernos.

Si quieres ver el flujo completo antes de registrarte, entra a la demo pública y prueba el rol de administrador o de residente.